Verwachtigingen managen met op maat gemaakte, en visuele sollicitatieprocessen
Van black box naar helder proces
Die onzekerheid kun je als organisatie doorbreken. Sterker nog: het is een kans om je als werkgever positief te onderscheiden. Want wat als je meteen bij het sollicitatieproces duidelijk maakt wat een kandidaat kan verwachten? Niet alleen met een paar regels tekst, maar visueel en afgestemd op de functie?
Daarom hebben we in Serena CMS iets ontwikkeld waar we stiekem best trots op zijn: de feature voor visuele, op maat gemaakte sollicitatieprocessen. Daarmee geef je sollicitanten vanaf het allereerste moment vertrouwen in jouw organisatie én in het proces dat voor hen ligt.
Vertrouwen begint aan de voordeur
Door de verwachtingen aan de voorkant al goed te managen, geef je de kandidaat vertrouwen. Vertrouwen in jou als werkgever én vertrouwen in wat de komende stappen in het proces gaan zijn.
Vergelijk het met een hotel: als je online boekt, wil je weten wanneer je kunt inchecken, of er ontbijt bij zit, of je hond mee mag, en hoe ver het is van het centrum. Hoe meer duidelijkheid vooraf, hoe comfortabeler je je voelt. En dat geldt net zo goed voor solliciteren.
Met deze feature in Serena kan je de bezoekers in heldere stappen aangeven wat de kandidaat kan verwachten in het komende proces. Denk aan:
Wanneer ze een reactie kunnen verwachten
Of er een telefonische intake plaatsvindt
Hoeveel gesprekken er volgen
Of er een casus, assessment of referentiecheck komt
Wanneer je uitsluitsel geeft
En het mooie is: dit alles kun je visueel maken. Geen droge tekst, maar overzichtelijke stappen, iconen, en eventueel zelfs een tijdlijn of animatie.
Maar dan moet je het ook echt doen
Laten we eerlijk zijn: een gelikt proces publiceren is leuk, maar je moet het natuurlijk ook waarmaken. Het allerbelangrijkste wat je hierbij in de gaten moet houden, is dat je ook daadwerkelijk doet wat je beloofd hebt. Dus als je belooft dat je binnen 24 uur na de sollicitatie belt, dan moet je dat ook echt doen. Vertrouwen komt immers te voet en gaat te paard.
Een goed sollicitatieproces werkt dus twee kanten op: je creëert heldere verwachtingen, en je voldoet daar ook aan. Als je dat voor elkaar krijgt, wordt het proces niet alleen beter voor de kandidaat, maar ook voor jouw organisatie.
Eén proces? Nee joh, maatwerk per doelgroep!
We snappen dat het sollicitatieproces van een elektromonteur er héél anders uitziet dan dat van een advocaat. Of dat je voor een stagiair een andere aanpak hebt dan voor een senior developer. Daarom hebben we in Serena de mogelijkheid ingebouwd om oneindig veel verschillende sollicitatieprocessen toe te voegen.
Per vacature, doelgroep of functiegroep kun je:
Je eigen stappen bepalen
Specifieke tekstuele toelichtingen schrijven
Visuele elementen toevoegen die passen bij de context
Dus voor die elektromonteur laat je misschien zien dat er een kort telefonisch gesprek volgt, een dagje meewerken en dan een belletje met een aanbod. Voor die advocaat zet je juist in op meerdere gespreksrondes, een assessment en een referentiecheck.
Zo voelt elke kandidaat zich begrepen en serieus genomen.
Wat levert het op?
Goed verwachtingsmanagement is geen ‘nice to have’, maar een echte meerwaarde voor je employer brand én je conversie.
Hier zijn vijf voordelen van een visueel, op maat gemaakt sollicitatieproces:
Minder afhakers
Kandidaat weet wat er komt en haakt minder snel af door onzekerheid.Professionele uitstraling
Je laat zien dat je processen op orde hebt en dat je kandidaten belangrijk vindt.Meer conversie
Een heldere flow vergroot de kans dat iemand de sollicitatie afrondt.Betere ervaring, zelfs bij afwijzing
Een kandidaat die zich serieus genomen voelt, praat positiever over jouw merk – zelfs als het ‘nee’ wordt.Tijdwinst voor recruiters
Doordat het proces duidelijk is, krijg je minder vragen als: “Hebben jullie mijn sollicitatie ontvangen?” of “Wat gebeurt er nu?”
Waarom verwachtingen managen ook intern belangrijk is
Veel organisaties richten zich bij het optimaliseren van het sollicitatieproces vooral op de buitenkant — de kandidaatervaring. Logisch, want dat is wat een potentiële medewerker als eerste ziet. Maar een goed ingericht, visueel sollicitatieproces heeft óók interne voordelen.
Door het proces expliciet vast te leggen in Serena, ontstaat er duidelijkheid voor alle betrokkenen binnen je organisatie: van HR tot teamleiders en van recruitmentpartners tot directie. Iedereen weet precies welke stappen er zijn afgesproken, wie wanneer in beeld komt en wat de boodschap naar buiten is.
Dat voorkomt misverstanden als:
“Ik dacht dat jij de kandidaat zou bellen?”
“Wanneer zouden we ook alweer dat assessment doen?”
“Oh, had ik al moeten reageren?”
Je creëert rust in je recruitmentproces en bespaart tijd en frustratie. Daarnaast biedt het structuur bij groei of wanneer je meerdere vacatures tegelijk uitzet.
Plan nu een demo in en ontdek Serena zelf!
Flexibel, maar niet vrijblijvend
Natuurlijk is het belangrijk om enige flexibiliteit te behouden. Niet elk proces verloopt exact zoals gepland, en daar is ruimte voor nodig. Maar door een standaardroute te definiëren in Serena, heb je altijd een houvast. En je voorkomt dat je bij elke nieuwe sollicitatie opnieuw moet nadenken over de volgorde of aanpak.
De kunst is om een helder basisproces te hebben dat je per functie of doelgroep slim kunt tweaken. Precies zoals Serena dat faciliteert: visueel, modulair en volledig in jouw stijl.
Ook na de sollicitatie: verwachtingen blijven tellen
De sollicitatie is vaak pas het begin. Kandidaten die worden aangenomen, stappen direct over naar een onboardingproces. Hoe mooi is het als daar ook al duidelijke stappen voor bestaan? Serena biedt de mogelijkheid om naadloos over te gaan van sollicitatie naar onboarding — mét behoud van het vertrouwde format.
Je kunt bijvoorbeeld een aparte “welkom aan boord”-flow tonen na de ondertekening van een contract, met:
Een introductie van het team
Praktische voorbereidingen voor de eerste werkdag
Een visuele tijdlijn van de eerste weken
Zo voelt een nieuwe collega zich vanaf dag één gezien, begeleid én welkom. En dat betaalt zich terug in snellere integratie en een lagere uitstroom in de eerste maanden.
Wat kun je dan precies in Serena?
We zetten het even voor je op een rijtje:
Meerdere sollicitatieprocessen aanmaken
Visuele tijdlijn per vacature of doelgroep
Eigen iconen, teksten en stappen toevoegen
Integratie met de ‘solliciteer’ button en vacaturepagina
Volledige controle over tone of voice en huisstijl
Zowel geschikt voor eenvoudige als complexe processen
En misschien wel het belangrijkste: je houdt zelf de regie. Geen standaard flow, maar volledig afgestemd op jouw organisatie, tone of voice en doelgroep.
Zelf aan de slag met Serena? Plan dan nu een demo in!
Maak het verschil op het juiste moment
In een krappe arbeidsmarkt is élk contactmoment met je kandidaat een kans om het verschil te maken. De meeste organisaties investeren veel in employer branding, mooie campagnes, en opvallende vacatureteksten — maar het sollicitatieproces zelf is vaak een ondergeschoven kindje.
Zonde, want daar gebeurt het juist. Daar ontstaat de eerste echte interactie tussen kandidaat en organisatie.
Laat je daar steken vallen, dan zijn al je inspanningen daarvoor voor niks geweest. Maar als je juist dáár uitblinkt? Dan win je vertrouwen, overtuig je twijfelaars én zet je de toon voor een fijne samenwerking.
Klaar om het beter te doen?
Wil je meer weten over de sollicitatieproces feature in Serena? Neem dan met ons, of een van onze partners, contact op voor een demo. We laten je graag zien hoe je met een paar slimme aanpassingen een wereld van verschil maakt in de candidate experience.
Want laten we eerlijk zijn: solliciteren mag dan spannend zijn, het proces eromheen hoeft dat niet te zijn.